実は「紙の管理」が大変って知っていますか？
福祉用具専門相談員が聞いた、介護家庭の紙の悩み
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こんなお悩みはありませんか？
業界背景
介護・福祉業界が直面する4つの課題
── 毎月繰り返される 紙による請求業務の工程 ──
これが毎月、全利用者分だけ繰り返されます
人材不足の深刻化
採用難と高い離職率が業界の課題。慢性的な人手不足によりサービス提供に支障が生じている。業務効率化 → 事務負担軽減 → 省力化という好循環が必要。
事務負担の増大
紙中心の契約関連・請求関連業務による業務効率の低下。デジタル化が進まない業務プロセスが現場を圧迫している。
煩雑な代金回収業務
口座振替手続き・集金・現金取扱いリスクなど、スタッフの負担になる業務が山積み。キャッシュレス決済への対応も遅れている。
ICT導入の遅れ
ご利用者家族の支払い管理・書類管理の負担も大きい。デジタル化に取り残された業務プロセスが、事業者・利用者双方の体験を損ねている。
「紙による請求書」の3つの課題
介護・福祉事業所ではご利用者への請求書・領収書の多くが紙郵送
課題① コスト
郵送送料・封筒代・印刷代・紙代・外注費
1通あたりのコスト
約 ¥150/通
課題② 事務工数
出力・折込・封入・発送作業・ファイリング
手作業による
時間的コストの増大
課題③ セキュリティ
紛失リスクと再発行対応
個人情報の
漏洩リスク
そのお悩み、
PAYLY（ペイリー）
がすべて解決します！
BEFORE（導入前の現状）
- 毎月数日の印刷・封入・郵送作業
- 1通あたり約150円のコスト負担
- 紛失・個人情報漏洩リスク
- 入金確認・現金集金の手間
PAYLY
AFTER（導入後）
- 事務作業時間がほぼゼロに
- コストを約47%削減（実績）
- クラウド管理で安全・確実な配信
- スマホ決済で未回収リスク低減
ご利用のシステムはそのまま
現在ご利用中の販売管理システム、自社開発システムから、請求書を送信可能。
コストと手間を削減
請求書の郵送費や印刷、封筒、紙代を削減。また折込、封入、発送作業がなくなります。
顧客満足度を向上
お客様はPAYLYアプリをインストールして二次元コードを読み込むだけ。いつでも簡単に請求書・領収書を確認できます。
即時配信・確実な到達
郵送のタイムラグがなく、予約配信日時に即座に配信＆閲覧が可能。郵便事故や未達のリスクがゼロになります。
紛失防止とセキュリティ
個人情報紛失リスクを排除。端末認証されたアプリでのみ閲覧できるため安全です。離れて暮らすご家族も同じQRを読み込むことで複数人で利用可能。
主な機能
1電子請求・領収書配信
お使いの管理システムから請求データを電子請求書発行アプリ「PAYLY（ペイリー）」に取り込むことで、請求・領収書は、18ヶ月間保存されます。お客様はPAYLYアプリからいつでも簡単に請求・領収書を確認することができます。郵送料や印刷、紙、封筒などのコストに加え、郵送にかかる事務工数も大幅に削減することが可能です。
2キャッシュレス決済
専用端末は必要なく、お客様のスマートフォンからクレジットカードやID決済によりお支払いが可能なオンライン決済機能です。口座振替手続きや集金の手間をなくし、入金確認の作業や未回収のリスクも低減します。
※貴社システムとPAYLYの連携、決済代行会社との契約が必要です。
3電子契約書配信
Coming soon契約書、計画書、重要事項説明書、同意書、説明書など、あらゆる紙の契約関連書類を電子化し、PAYLYを通じて配信・クラウド保存いたします。ファイリングや紙の保管スペースが不要になるだけでなく、書類を探す時間の短縮や、紛失などの情報漏洩対策にも有効です。また、外出先でも必要書類にすぐにアクセスすることが可能です。さらに、事業者からご利用者への各種案内の配信にもご利用いただけます。
4PAYLYコネクト（仮称）
Coming soonご利用者・ご家族とのコミュニケーションをアプリ上で一元管理できるツールです。重要なお知らせやアポイント日時の確認などを記録に残すことで、伝達漏れやトラブルを回避します。また、画像や動画、説明書、各種案内などを送信・保存することで、より深い情報をご利用者へお届けすることが可能です。電話のすれ違いや再コールの手間も削減します。
活用例：モニタリングのアポイント取得
① 対象者データ取り込み
→
② アポ依頼メッセージ送信
→
③ 日時回答
→
④ モニタリング実施
アンケート機能を活用し、モニタリングのアポイントを効率よく取得
アプリUI
シンプルで使いやすい画面設計
ご高齢の方でも迷わず使えるよう、シンプルなUIを追求しています
ご利用は迷わずシンプル！
QRコードで
かんたんログイン
請求書・領収書を
アプリで確認
PDF保存・
印刷も可能
ご家族との
共有も簡単
導入は驚くほどかんたん！
貴社のシステムはそのまま、API連携で簡単に接続可能
導入事例
自社開発のシステムとの連携
(株)メディケアー様
- 本社：神奈川県藤沢市
- 業種：福祉用具貸与・販売事業
- 拠点数：16拠点
- 顧客数：約40,000人
POINT 1
圧倒的なコスト削減
PAYLY導入前
郵送コスト：年間 2,920万円
（郵送+印刷+用紙・封筒代金+その他諸経費）
PAYLY導入後
PAYLY利用料金：年間 826万円
POINT 2
事務工数も大幅に削減
請求書の印刷、折込、封入、局出し、ファイリングなどの事務作業
➡ これらの作業時間がほぼ0に！
これまで毎月、請求書作成→印刷→封入→発送までの作業に数日かかっていましたが、システム上から簡単に送信できるので作業時間がほぼゼロになり、空いた時間で他の業務が出来るようになりました。今使っているシステムの操作性は変わらないのがとてもうれしいですね！
― メディケアー担当者
パッケージソフトとの連携
(株)エースシステム様（SMARTれん太）
連携システム：SMARTれん太
導入事業所数：約260事業所
福祉用具貸与事業者（ユーザー）の声
ご利用者のご家族から「アプリで簡単に確認できて便利ね」と喜んでいただきました。またアプリを使えない方には SMS で送れるのも助かっています。
福祉用具のご利用者はご高齢のため、電子化は10～20%程度なのでは、という予想に反して、既存のご利用者に案内書を郵送するだけで一気に50%以上の方にアプリをダウンロードいただけて驚きました。
初期費用や基本料金もなく、電子請求書を発行した分だけの従量課金なので無駄がないですね。
ユーザー様からの電子化要望に応えるため、専門性の高いPAYLY様との連携を決断。公開APIの仕様が明快でサポートも手厚く、開発は驚くほどスムーズでした。自社製品の価値を大きく高める機能拡張が短期間で実現でき、顧客満足度の向上にも直結。まさに理想的な協業に大変満足しています。
― エースシステム担当者
開発・運営会社
介護・福祉の現場を知るグループが
自ら開発・運営
PAYLYは「ては〜とホールディングス株式会社」グループが開発。
実際の現場課題から生まれたサービスだから、現場に効く。
ては〜とホールディングスグループ
福祉用具貸与・販売事業
16拠点
神奈川県を中心に展開
約4万人
グループご利用者数
「PAYLYは自社グループの課題解決のために開発したサービスです。実際に40,000人以上のご利用者への請求業務で検証済みだからこそ、介護・福祉現場のリアルな課題に答えられます。」
― ては〜とホールディングス株式会社
よくある質問
導入費用はどのくらいかかりますか？
初期費用やサーバー管理費は不要です。月々のご利用数に応じた従量課金制のため、無駄なくサービスをご利用いただけます。詳しい料金プランについては、お気軽にお問い合わせください。
導入は難しくありませんか？
API連携により難しい操作の必要はありません。また、請求データを取り込む場合も直感的な操作で運営に負担がかかりません。
お客様がご高齢の場合、スマホアプリを使えるか心配です。
PAYLYは、離れて暮らすご家族もアプリをダウンロードすることで共有することができます。お客様ご本人が操作に不安な場合でも、ご家族や同居の方が代理で請求書の確認やお支払い手続きを行うことが可能です。
セキュリティ対策は万全ですか？
メッセージ機能は通信が暗号化されており、情報漏洩リスクを防ぎます。また、書類の保管は暗号化された状態でサーバーに保管されており、アクセス管理によってセキュリティを強化しているため、安全にご利用いただけます。
紙の書類が必要になった場合、印刷はできますか？
可能です。配信された請求書や保管された契約書類は、PDF形式で保存できるほか、必要に応じていつでも印刷することができます。
アプリを利用するためのIDやパスワードの登録・管理は必要ですか？
いいえ、IDやパスワードの登録や管理は一切不要です。専用のQRコードをスマートフォンのカメラで読み取るだけの簡単な操作で、すぐにご利用を開始いただけます。
スマートフォンを持っていない利用者には、どのように対応できますか？
スマートフォンをお持ちでない方には、SMS（ショートメッセージ）で通知をお送りすることが可能です。また、引き続き紙の請求書をご希望される方には、従来通り郵送による対応を併用することもできます。
過去の請求書や領収書は、いつまでさかのぼって確認できますか？
配信された請求書・領収書は、18ヶ月間システム内に保存されます。保存期間内であれば、いつでも過去の書類をさかのぼってご確認いただけます。
